上海立达学院学生资助档案管理办法

第一章  总则

   第一条  为加强学生资助档案管理，根据我校学生资助工作实际，特制订本办法。

   第二条  本办法所指的学生资助档案是指在我校学生资助工作中形成的具有查考和保存价值的文字信息（含文字、图表等）、证明材料、声像、电子资料及原始数据等历史记录。

   第三条  学生资助档案工作是学生资助工作的重要组成部分，由学校学生资助管理中心负责。学生资助管理中心应当确保学生资助档案的全面建立和完善。

第二章   学生资助档案的构成与归档

   第四条  学生资助档案原则上分为文件类，上报审批类信息和原始证明材料。

   （一）文件类：各级资助文件、核查通知及其他有保存价值的材料。

   （二）上报审批类：贫困生认定申请表、国家奖学金申请表、上海市奖学金申请表、国家励志奖学金申请表、国家助学金申请表、市级优秀毕业生申请表、其他重要的学生奖励资助申请表、资助资金发放凭证及资助信息系统形成的电子数据。

   （三）原始证明材料：贫困生低保证明、残疾证明、建档立卡证明及其他原始证明材料。

第三章   学生资助档案管理

   第五条 资助文件类，重要的上报审批类学生资助档案归入学校档案室；学生原始证明材料，一般的上报审批类学生资助档案，由学生资助管理中心统一管理。保存期限执行上级资助管理部门要求。

   第六条 学生资助档案指定专人负责，管理人员定期对档案保存情况进行检查。管理人员离开学生资助档案管理岗位时必须办理学生资助档案移交手续。

第四章  学生资助档案的利用

   第七条  学生资助档案的提供和利用，必须严格遵守保密制度，学生资助档案不对外开放。上级相关部门根据需要可以查阅学生资助档案。查阅者不得丢失，损毁，涂改学生资助档案。

   第八条  受助学生查阅本人档案，可向学生资助管理中心提出申请。

   第九条 外单位查阅我校学生资助档案，须向学生资助管理中心提出申请，经学校批准后，方可进行查阅，并办理登记手续。

第五章 学生资助档案的鉴定与销毁

  第十条  学生资助管理中心负责本校学生资助档案的鉴定与销毁工作。

  第十一条 学生资助管理中心不得擅自损毁，销毁学生资助档案。如需销毁学生资助档案时，应当做好学生资助信息保密工作。

第六章 附则

第十二条  本办法由学生资助管理中心负责解释。

第十三条 本办法自公布之日起施行。